在處理數(shù)據(jù)和電子表格時，可讀性和結構非常重要。它使數(shù)據(jù)更容易瀏覽和使用。提高數(shù)據(jù)可讀性的最佳方法之一是將數(shù)據(jù)分割成塊，這樣更容易訪問正確的信息。

當從頭開始輸入數(shù)據(jù)時，可以確保我們對數(shù)據(jù)的結構更具可讀性。但是，有時你需要使用其他人創(chuàng)建的數(shù)據(jù)。如果數(shù)據(jù)量很大，那么通常很難構建數(shù)據(jù)的可讀性。

例如，你可能有一個帶有姓名列表的數(shù)據(jù)，并且你可能希望按姓氏的字母順序排列姓名。

在其他情況下，你可能有一個地址列表，但希望正確組織這些數(shù)據(jù)，這樣你就可以清楚地看到有多少人居住在紐約。

解決上述兩個問題的最佳方法是將一列拆分為多列。

如何將一列拆分為多列

1、選擇要拆分的列。

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2、從“數(shù)據(jù)”功能區(qū)中，選擇“分列“。這將打開“文本分列”向導。

3、在這里，你將看到一個選項，該選項允許你設置所選單元格中數(shù)據(jù)的分隔方式。確保已選擇此選項。分隔符是指定單元格中的數(shù)據(jù)如何相互分隔的字符，例如，每個單元格中的名字和姓氏用空格分隔。這意味著這里的分隔符是一個空格字符。

4、單擊“下一步”。

5、以下是在分列向導的第二步中需要進行的設置：

默認情況下，你會發(fā)現(xiàn)已選中Tab分隔符。但我們不想使用它。我們想要使用空格分隔符。因此，取消選中Tab分隔符并選中空格選項。

還有一個復選框，用于指定是否將連續(xù)分隔符號視為單個處理。這意味著，如果你錯誤地在名字之間有兩個空格，你想把它當作一個空格嗎？

你可以在對話框底部的數(shù)據(jù)預覽區(qū)域中查看拆分后數(shù)據(jù)的外觀。請注意，當選中空格選項時，我們會得到我們想要的結果。

最后單擊“下一步”。

6、現(xiàn)在，你將看到一個選項，可以在其中指定列中數(shù)據(jù)的格式。默認情況下，會選擇“常規(guī)”選項，以確保列具有與原始單元格相同的格式。選中“常規(guī)”選項，然后單擊“完成”。

我們現(xiàn)在有兩列數(shù)據(jù)，名字在A列，姓氏在B列。

需要注意的是，拆分單元格內(nèi)容時，Excel不會插入新的單元格來容納內(nèi)容。因此，新單元格將覆蓋右側下一個單元格中的內(nèi)容。因此，在拆分之前，應確保在右側留出一個空白。

7、你還可以選擇分割數(shù)據(jù)的目的地。在步驟6中，你可以通過在目標區(qū)域輸入框中鍵入要顯示拆分單元格的位置來指定此選項。你也可以點擊文本框右邊的箭頭按鈕來選擇單元格的位置。

如何將一個單元格中的多個行拆分為多個單元格

現(xiàn)在，讓我們討論如何處理在單元格的不同行中提供大量信息的情況。以下面的表格為例。

在這里，你可以看到每個單元格中給出的完整地址。地址的每一部分都在一個單元格的單獨一行上。將此列分為四個不同的列，可以顯示個人的全名、街道、城市和國家，這將使識別數(shù)據(jù)中的模式變得更加容易。

不幸的是，分離多行的單元格并不像上面給出的方法那么容易。但這也不太難。以下是解決這個問題的方法。

1、選擇要拆分的列。

2、從“數(shù)據(jù)”功能區(qū)中，選擇“分列”。

3、在這里，你將看到一個選項，該選項允許你設置所選單元格中數(shù)據(jù)的分隔方式。確保已選擇此選項。

4、單擊“下一步”。

5、默認情況下，你會發(fā)現(xiàn)已選中Tab分隔符。取消選中所有選中的分隔符，然后選擇“其他”選項。在該選項旁邊的小框中，需要指定要使用的分隔符。如果要指定換行字符，按鍵盤上的Ctrl+J。這將在框內(nèi)顯示一個閃爍的小圓點。這意味著已經(jīng)插入了換行分隔符。

你可以在對話框底部的數(shù)據(jù)預覽區(qū)域中查看拆分后數(shù)據(jù)的外觀。在這里我們得到的正是我們想要的結果。

6、單擊“下一步”。

7、現(xiàn)在，你將看到一個選項，可以在其中指定列中數(shù)據(jù)的格式。默認情況下，會選擇“常規(guī)”選項，以確保列具有與原始單元格相同的格式。

8、在這里，我們還希望所有列從B列開始顯示，這樣新單元格就不會覆蓋現(xiàn)有列。在目標區(qū)域旁邊，我們可以看到單元格“$A$2”。我們可以通過選擇所需的目標單元格“$B$2”，然后單擊“完成”來更改此設置。

9、你可能會看到一個對話框，詢問是否要替換目標單元格中已經(jīng)存在的數(shù)據(jù)。單擊“確定”。

完成此操作后，你將發(fā)現(xiàn)列B到E中的每一列都包含一個顯示在A列中的單獨的元素。

如何使用快速填充將一列分成多列

如果你想保持原始數(shù)據(jù)的完整性，但仍然將數(shù)據(jù)分離，你可以使用快速填充功能。

使用我們的員工列表示例，我們有一個單列（列A）標題行，用分號分隔符分隔每個數(shù)據(jù)。

1、要使用快速填充功能，首先在第1行中鍵入列標題。例如，“Employee ID”位于單元格B1中，“First Name”位于單元格C1中，等等。

2、對于每一列，選擇標題行。從B1（本例中的“Employee ID”標題）開始，然后在“數(shù)據(jù)”選項卡的“數(shù)據(jù)工具”部分，單擊“快速填充”按鈕。

3、對每個標題單元格（C1、D1等）重復該操作，以使用匹配的數(shù)據(jù)自動填充新列。

4、如果數(shù)據(jù)在原始列中的格式正確，Excel將使用原始標題單元格（A1）作為指南自動分隔內(nèi)容。如果收到錯誤，請在標題單元格下方的單元格中按順序鍵入以下值，然后再次單擊快速填充按鈕。

在我們的示例中，這將是B1中標題單元格（“Employee ID”）之后的單元格B2（“101”）中的第一個數(shù)據(jù)示例。

每個新列都將填充原始列中的數(shù)據(jù)，使用最初的第一行或第二行作為選擇正確數(shù)據(jù)的指南。

在上面的例子中，長列（列A）已經(jīng)被分離成六個新列（B到G）。

由于第1行至第12行的布局相同，快速填充功能能夠使用標題行和數(shù)據(jù)的第一位來復制和分離數(shù)據(jù)。